Del Sistema de Legalización

Por: Dra. Jackeline Pirone

Legalizar, es un proceso mediante el cual un documento, acto, objeto o situación se valida y se reconoce como legal y legítimo según las leyes y normativas vigentes en un país o territorio determinado. La legalización puede ser necesaria para que un documento sea reconocido en otro país o para que ciertos actos sean válidos.

Por ejemplo, la legalización de un matrimonio implica que este es reconocido por las leyes del país donde se realizó y que las parejas tienen derechos y deberes legales en consecuencia. También puede referirse al proceso de obtener la autorización y permisos necesarios para realizar una actividad o negocio de acuerdo con las leyes y regulaciones aplicables.

En Venezuela, hay una institución que se encarga de velar por todo por cuanto a legalización se refiere, y es el Servicio Autónomo de Registros y Notarías, dependencia de la Vicepresidencia de la República Bolivariana de Venezuela. Tomemos un ejemplo, supongamos que necesitamos, legalizar un acta de nacimiento de la oficina de la Notaria Primera del Estado Aragua (cuando es notariada se le tilda el nombre de Autenticada)

Los pasos para abordar el nuevo procedimiento son:

1) Regístrese en el siguiente link: https://tramites.saren.gob.ve/login

2) Se presentan dos alternativas: Registro Mercantil y Registro Principal. El primero es para todo lo relativo a constitución de empresas y el segundo para la legalización de documentos que han pasado por procesos de autenticación emanados de la red de notarías a nivel nacional.

3) Supongamos que vamos a legalizar un acta de nacimiento. Hacemos un click en el lado derecho donde dice Registro Principal.

4) Se nos despliega cuatro (4) alternativas a saber: Legalizaciones, protocolización, copias certificadas y notas al margen. Para seguir en el esquema del ejemplo, escogemos: Legalizaciones.

-5) Dentro de Legalizaciones: Paso 1. Seleccionamos la oficina y tipo de documento, que sería así: Estado Aragua, oficina 273-Registro Principal del Estado Aragua, sede Av. Bolívar, Maracay, Aragua, dirección de la sede: Av. Bolívar, calle Junín, Edif. Registro Principal, Maracay, Aragua. Tipo de documento: Acta de nacimiento (emitida por Registro Civil/otros entes civiles). Luego haga click en Siguiente.

6) Coloque todos los datos del documento, en este caso del ejemplo, el acta de nacimiento autenticada, tales como: Nro. Folio, Nro. De Actas, Año de nacimiento, Estado, municipio y parroquia donde se emitió la partida de nacimiento, en la parte de abajo, viene una parte muy importante, en la cual, se debe cargar los siguientes documentos digitalizados en .pdf: y en forma nítida.


Item Nombre del documento Tamaño Máximo
1 Acta de nacimiento original o copia certificada digitalizadas en ambas caras desde las pub hasta la página de autenticación 10 MB

2

Fotocopia de las cédulas de identidad de las partes 2 MB

3

Timbre fiscal 2 MB

Hay Entidades Federales que se adquieren los timbres fiscales online o electrónicos, si es su caso, se suben en .pdf-, si usted no toma las precauciones que los documentos tengan un peso adecuado y no mayor del indicado, simplemente no pasará de éste paso, y por ende no podrá legalizar su documento. Luego hacer click en Siguiente para continuar el proceso.

– En este paso, corresponde al titular del documento, al introducir la cédula, ya se vienen los nombres y apellidos, si es no cedulado, se agregan los nombres y apellidos correctamente. Luego, hacer click en Siguiente para continuar el proceso.

– En esta ventana, podemos verificar todos los datos introducidos del documento. En este paso, se presenta un resumen de todos los siete pasos anteriores, verificamos bien, y una vez conformes, nos da el número de solicitud, luego, procedemos a dar click en finalizar, realizada esto, el sistema nos indica que la solicitud fue creada con éxito, y procedemos a dar click en aceptar. Se nos abre una nueva ventana donde podemos ver cargada la solicitud.

– En este paso se visualiza todos los datos de la planilla y el documento, debe hacer click en un botón con un símbolo de más, a los fines de descargar la PUB, con sus distintas opciones de instituciones bancarias para pagar dicha planilla. Haga click en cerrar en el lado derecho

– En este paso, haga click en recepción de documentos, y allí le van aparecer el día en el cual debe dirigirse al registro a consignar los documentos en físico. (los mismos que usted cargó en pdf más la planilla PUB pagada).

– Una vez consignado, el funcionario validará todos sus documentos, y le llegará la legalización a su correo electrónico.

Dicha legalización usted deberá imprimirla y anexar en unión de los demás documentos.


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